第9章 喂养猴子的6大规则

一旦你将猴子交付给某人,你们两人就必须确定他在处理猴子上享有多少的自由权限,以免让下属以为你对这些猴子深感兴趣。为了猴子的健康着想,你仍需进一步实施预防对策。划分清楚照顾猴子的责任,给予下属明确的行动自由,足以让猴子存活下来,却不足以让猴子茁壮成长。

据此,我将仔细描述具体的行动规则,我称之为“喂养猴子的6大规则”。喂食猴子的时间,只是当你问某人某只猴子“现在怎样了”以及对方回答你、展开对话的时间。或许在猴子的一生中,你可以问上好几遍,这取决于你有多迫切。对小猴子(一项任务)而言,喂食时间可能只要几分钟,但是要喂养一只大猩猩(项目)可能就要几个小时。无论是猴子还是猩猩,喂食的规则无分轩轾;但是,项目需要更多次的对话,因为它们比较复杂。

规则1:要么喂养它们,要么射杀它们,千万不要让它们被活活饿死。

规则2:只要你找到需要喂养的猴子,你的下属就要找出时间喂食它们,但千万不要过量。

规则1 确保你的猴子不会被活活饿死

我可以用一个发生在我朋友杰克身上的故事来描述前两项规则。

我认识杰克时,他正在芝加哥工作,担任一家拥有2500名员工的公司执行副总裁。他受聘于该公司,两年之内要将公司整顿好。换言之,他是一个“裁员”计划的实施者,一个“职业杀手”。

初识杰克时,他的两年任期已经过去了一半。他邀请我担任公司的顾问,每个月初的前三天到他的公司做些研究,写写报告,月复一月地重复这些过程。

管理高层的叛变

有一次,我出现在公司,杰克已在大厅等我。他示意我到他的办公室去,关上房门之后,他语气迫切地向我提出一个问题,要我帮他解决。他说:“威廉,我和鲍伯之间出现了严重的问题。”

鲍伯是公司的副总裁,负责研发部门,35岁,是个年轻有为的人,拥有麻省理工学院机械工程硕士学位,他在研发部门还有6名下属。

“打从我到这里来的第一年,鲍伯和我就不和。这对我造成相当大的困扰,尤其鲍伯不是孤军奋战的人。他是个深具领袖魅力的人,其他的副总裁也都听从他的领导。而我只能对高层管理发挥影响力,我们必须解决这件事。我知道唯一的方法就是让鲍伯与我言归于好,如此一来,其他的副总裁也会跟着他归顺。”

“你希望我做什么?”我问他。

“我从你的日程知道,”杰克说,“你今天中午要跟鲍伯一起用餐。你可以在用餐时打听一下他心里到底想些什么,然后再回来告诉我吗?”

我不是心理医生,而且我也不该接受这个任务,但我却答应了。

那天稍后,鲍伯和我一起用餐,我告诉他杰克很关心的问题。当我说完后,鲍伯沉默不语好一阵子。他接着说:“杰克说得没错。我过去一直跟他合不来,至于未来,我看也没有任何理由要跟他合作。”

“天啊!”我说,“你倒是坦白得很大胆,究竟是怎么回事?”

“安肯,杰克把什么事情都揽在自己身上。你知道杰克是个聪明绝顶的人。他的智商高达160,16岁拿到学士学位,18岁念完企业管理硕士,来到芝加哥工作,从此在公司平步青云。因为他有一个聪明绝顶的脑袋,也是一个很有创意的人,他所做的事情让我和我的下属分心,不知所措。”

“他会每天提早半小时进办公室,钻进电子邮件信箱,把昨天所有的销售与运营报告消化掉。他的头脑犹如电脑,很快地将数字记在脑海中。接着就在公司里找出一大群猩猩。他会在走廊上,一看到乔,就对乔说:‘你何时有空,能否解决一下第三栋大楼的安全问题。’”

“然后杰克又走进另一间办公室,看到亨利又对他说:‘我们需要削减经常性费用。人事部门昨天才告诉我说,下个月有4个工会的机械师要退休,所以我们应该可以用退休的办法来裁减支出,而不要把员工调来调去。如果你有时间,看看哪个方法最有效。’”

“杰克继续想出许多点子,在公司内到处走动,把点子分配给甲,另一个点子又分配给乙。每个被分配到工作的人都说:‘杰克,我正在进行。我正在进行,别担心,我会处理。’事情就是这样!”

“那你的情况如何,鲍伯?”我说,“杰克也会把他的想法丢给你吗?”

“他当然会。我可是很认真地看待这些事情的,不过杰克应该不会相信。我每周随时随地会从杰克手上接过7项任务。每个星期五晚上我一坐下来,就把这7项工作加到电脑表单上——这张表单共有28个工作项目。每次到了星期五要下班时,我就把这星期从他手上接过来的7项任务加到这张表单的最上面,然后把最底下的7项任务删掉,以便让这张表单不会超过28个工作项目,因为28项工作是一个人所能负荷的最大程度。”

“到了下星期,我又从他手上接到7项工作,再把这7项放到表单的最上层,把底下的7项工作删掉,以免这张表单超过28项工作。这表示每过4个星期,整张表单就会更新一遍。所以当我要着手进行其中一项工作时,也就是表单上的最上面的工作,你猜发生了什么事?在我要开始动手之前,这件可恶的事情已经不在这一页,也不在最底下,而是在资源回收桶里面。这就是事情的经过,这也是我跟杰克合不来的原因。”

我惊讶无语地瞪着鲍伯。最后,我终于开口:“你为什么不干脆拿一支铅笔,闭上眼睛,随便往这张表格上一指。随机点一点,选个工作项目,便开始进行这项工作。即使它已经不在表单上,你还是可以继续完成,至少给他一点交代。”

“安肯,我很乐意这么做,”鲍伯说,“如果你把这张表格拿去给杰克,让他从头看一遍,先删掉他已经遗忘的项目,接着再看一遍,把他不关心的项目全部删掉。你再将这张表格拿还给我,我会很乐意开始进行硕果仅存的那3项工作。3/28大约等于1/10。这意味着我不必做一些随机选中的项目,否则恐怕十之八九只是白白浪费时间,我忙得没有时间找出这种概率。”

我说:“鲍伯,你把问题核心解释得很清楚。我迫不及待想告诉杰克到底是怎么回事。”

启示与告解

中午过后,我回到杰克的办公室,他立刻问我:“你和鲍伯吃过午餐了吗?”

“是的。”

“他告诉你问题是什么了吗?”

“是的,他说了,清楚无比。”

“那问题是什么?”

“在你听到问题之前,你需要喝杯酒。”所以,我们走向角落的吧台。在杰克饮下两杯双份马丁尼之后,正好脑筋和心情都能接受我将告诉他的来龙去脉。

当我陈述完问题,杰克的反应令我相当惊讶。他涨红了脸,深感罪恶地引用博比·伯恩斯(Bobby Burns)的名言:“愿上帝给予我们天赋,让我们能用别人的角度来看自己。”

“这样对待别人,”他说,“真是一种罪过。我一直都不知道我做出这种事……真是太恐怖了!”

当时我开始不安,因为我在扮演着一个倾听别人告解的角色,而这部分正好不是我的工作职责。所以,为了摆脱这种不安的情势,我绕到桌子另一端说:“杰克,你要镇定一下。事情没有你想的那么糟糕。毕竟,你不是全世界最糟糕的业余管理者。全世界最外行的管理者是强制性的猴子接受者,而你不是如此。你只是第二糟糕的业余管理者。你是个多产的猴子分配者。你每天会丢出去1000只猴子。”我一时之间忘了杰克对于猴子一无所知。

“安肯,我可能喝了几杯马丁尼,但这也不能解释我完全听不懂你所说的话。”

“我很抱歉”,我说,于是我简短地解释了“猴子”与“下一个步骤”等概念。

规则2 不要让猴子过量

“杰克,我建议你不妨继续做你现在所做的事情。成千上万的管理者仍然学不会如何分派猴子,至少你擅长这项技术。所以,这一点你可以继续下去。不过,我想建议你多做一些事情。你知道吗?你的问题就是你并不了解,除非能定期喂食猴子,否则它们会饿死。你向我做的抱怨,就是因为无人喂养猴子造成尸横遍野的臭气。”

“你可以一如既往地继续分配猴子,但如果你和某人结束对话时,他最后说的是‘我会进行,杰克’,请走到日程前面,打开它,说:‘你何时可以到我的办公室,在5分钟之内回答这个简单的问题——事情进行得如何?’”

“当你们两人决定好时间,在你的日程上写下:‘周四下午两点至两点零五分,喂食约翰·史密斯的第9只猴子。’杰克,你现在有了一份库存了。每只猴子都有它的库存编号。首先,第一部分是背上扛着这只猴子的饲养人的名字,第二部分就是序列号码。接着,每只猴子各就各位,你不会遗失任何一只猴子。因为有人喂食——每只猴子都有约定的喂食时间,所以它们也不会被饿死。杰克,你看事情就是这样。5分钟喂食一只猴子,一个小时你可以喂食12只,一天内你就可以喂食96只猴子。没有猴子会死掉,而且不会有臭味。”

“这样是行不通的。”杰克说。

“为什么?”

“因为我每天丢给下属100万只猴子,我也没有时间听他们讲废话。”

哎,我真是垂头丧气,我输给他了。我们两人沉默地走出去。我搭了计程车直奔机场回家,同情我自己身为管理顾问的命运——必须对牛弹琴,而这只牛因不知建议的价值,将它们践踏在脚下。不仅如此,他们徒然浪费钱,买一些根本不会用的珍珠。

改革终于展开

不过一个月之后,我回去了。这次我跟另一个副总裁吃午餐,他并不知道我在上个月和杰克或鲍伯谈过话。

吃饭时他告诉我:“安肯,就在你上个月回去后不久,发生了一件很奇怪的事情。杰克召开了一次副总裁全体特别会议,说:‘各位,我在上任一年后召开这次会议,是因为我现在注意到,身为公司的执行副总裁,我一直试图做一些市立动物园园长从来没想过的事情。’”

“我们已经有这么多猴子,多到连自己都不知道确切数目,不知道它们在哪里,不知道要帮它们订购多少的饲料。我们有一个猴群遍布的动物园,因为没有定期喂食,许多猴子已经濒临死亡,整个地方发出异味。要知道动物园之所以发臭,并非因为尸体腐烂。所以,我们应该要学习动物园的做法,我们要为自己手上所有的猴子找个库房。接着,我们要决定哪些猴子可以养,如此,我们才能好好消化这些硕果仅存的猴子。”

我的朋友接着对我说:“当杰克说到这里时,大家面面相觑。我们常常祈祷希望他死掉,当我们听到杰克这一席话,才了解到上帝以最奇特的方式回应祈祷者。发疯抓狂也是另一种可行的死亡方式,所以我们心想,我们就坐在那里,让这个家伙自取灭亡。”

“接着,杰克对我们解释他所谓的‘猴子’是什么意思,他继续说:‘所以我们首先要做的是把猴子存放起来。接着,因为我们有太多猴子要喂养,我们可能要杀死一些猴子,直到猴子的数量是我们可以负荷的。我希望你们每个人给我一张清单,列举出所有你们记得的我所交代的事情。接着你们再一一来找我,我们会看一遍这张清单,决定要杀掉哪些猴子。接着,我们再为剩下来的猴子订出喂食的时间表。’”

喂养它们,其余的猴子杀掉

我的朋友说,当他走进杰克的办公室时,他的清单足足有三页,他们共同讨论了一遍。他说这个过程很有趣,因为杰克知道每一只猴子的存在,代表着他必须找出5分钟来喂养猴子。他要花上5分钟,听下属对“事情进行得怎样?”这种问题给出答案。杰克每周只有40~50个小时,这将会限制他的动物园可以喂养猴子的数量。

他们在一些猴子前面写下“S”(Shoot),表示这些猴子该杀掉;相反地,有些猴子的前面则标示着“F”(Feed),代表这些猴子要留下来喂养。

“当我们逐一讨论这张清单时,杰克说:‘我们要杀掉那只,那只要养。那只杀掉,那只要养,这只是F。哦,天啊,这只猴子还活着吗?杀了它吧。我们把这一只杀了吧。那只留下来养。那只杀掉。’”

“有时候,对于决定要杀掉某只猴子,我们觉得很痛苦,但是我们知道,有些猴子无关乎股东、顾客或是员工及其家人的利益。如果一只猴子和上述四种利益都没关系,那么,它不过是一只宠物罢了。”

“嗯,”他说,“几乎3/4的猴子已经壮烈身亡。对于前面标着记号的猴子,杰克说:‘太好了,现在,你何时可以到我办公室,在5分钟之内,告诉我这些猴子的情况?’”

“当然,”我的朋友说,“在这些幸免于难的猴子当中,有些猴子我根本不喜欢,我讨厌它们,而且不想理会它们。很自然地,我把那些猴子的喂养日期订得很远。我对杰克说:‘我30天以后再向你报告这只猴子的情况,你意下如何?’但如果杰克很迫切想知道那只猴子的情况,他便回答:‘不行,我不同意。这样吧,我们明天早上八点讨论。’”

优先次序

“当我的上司这么说时,”我的朋友继续,“就已经改变我的优先次序,而这种方式打从我们开始运用这套制度时便不曾改变过。我们过去会坐在他的办公室里面排列好优先次序:这一项先来,再来是这一项,然后是那件事。那是很抽象的学术方法——一旦我们做好某件事,两天后就会天下大乱,因为每件事情都十万火急,使得这里一团混乱。但是当老板说‘我明天早上八点钟要听到答案好吗?’时,就没有模糊地带。这句话告诉我,我那天会有工作插队。”

“轻重缓急的次序再也不会模糊不清,因为我们明白杰克渴望听到答案。对于他感到很紧张的事情,他希望能立刻听到;至于他不紧张的事情,就不是他想立刻听到的事。这样可以澄清许多事情!”

但我对于猴群数目遭到大刀阔斧的砍杀深感好奇,所以,我请教我的朋友:“大屠杀是相当残酷的行动吧。你会不幸错杀猴子吗?”

“哦,”他说,“可能有吧,不过并无大碍。”

“没关系吗?”

“当然不会。如果你在上午十点杀错了猴子,当天下班时,就会有4只猴子等着你。所以你如果一定要在多杀或少杀之间犯错,永远选择多杀几只!”

“为什么?”我不解。

“为了那些活着的猴子着想!”他带着会意的微笑回答我的问题。

现在,我们又要重述照顾与喂养猴子的前两项规则:

规则1:喂养它们,或射杀它们,千万不要让它们被活活饿死。

规则2:只要你找到需要喂养的猴子,你的下属就要找出时间喂食它们,但千万不要过量。

我们生来便知道这些规则。就像前面说的,你的下属会尊重你所要检查的部分,而非你期待的部分。下属一天内并没有太多时间尊重老板期待的每一件事,所以下属必须自行分配优先的次序。他们怎样做到这一点?他们的做法跟你一样。如果周一一早,你的桌上摆着两排猴子,一排已经有特定的行动日期,另一排则没有日期,这时,哪一排猴子会先获得你的注意力?当然是有日期的这一排。如果你的下属要将一些事情往后延,延后的事情也是“方便时”或“尽可能赶快”处理的事情。

所以,你应该帮帮自己和下属的忙。下一次你给他们其他猴子时,先约定好两人开会讨论“事情进行得如何”的时间。这个日期不需要是任务或项目完成的日期。的确,你们对猴子的迫切程度决定了执行任务与项目期间,彼此会面的次数。老板们会把时间用在他们比较迫切的事情上面,而不是盘旋在他们脑海中的事。可能的情况便是:你最感到迫切的事情,你的下属也会最感到迫切。

双方可利用喂食猴子的时间,来沟通彼此的迫切程度与优先次序。如果你迫切的程度日渐升高(无论理由为何),那么增加喂食的频率,缩短喂食时间的间隔,你的讯息将贯彻下去。

另一方面,如果你每个星期无法找到5分钟,或一个月无法挪出5分钟去喂食猴子,你的下属会得出一个结论,即他们若必须拖延某件事情,最安全的做法就是拖延那些你最不感兴趣的,而这一只绝对是其中之一。当你无暇喂食猴子,你的下属就没有时间处理这些猴子。

规则3:按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。

规则3 喂养猴子的责任必须落在下属身上

传统的管理训练常常灌输给我们,管理者的职责之一便是要后续追踪、后续追踪、后续追踪。这时你的脑海中浮现出什么画面?追踪者与被追踪者,没错吧!上司是追踪者,下属成了被追踪者。这不是后续追踪,这是骚扰,而且后果十分严重。

业余管理者的做法

在此情况下,我扮演管理者的角色。八点上班,到了早上十点,大致已完成例行的工作,处理好一些危机。每次十点钟一到,我总是会突发奇想——觉得我的下属可能又要把猴子丢到我身上。于是我站起身来,四处走动,看看能否发现他们今天究竟用哪个特别的招式来对付我。正当我四处巡视时,我想起富兰克林的祖父曾经说过:“如果你自找麻烦,那就是罪有应得。”

确定了这一点之后,我于是沿着走廊走过去,遇到了艾德。他是负责货运收发的作业管理者。半年前他从时薪工作升任到这个职位,他试着用过去所积累的知识来做好这份工作。他要对主任负责,主任则向督导负责,督导依序向我负责。艾德与我之间的职务层级隔了好几层。正当我看到艾德走进收发室时,我看到了一个箱子。现在是周四早上十点半。这个箱子从上周五便摆在那里。

◆ 业余管理者喂食猴子

我立刻找艾德。毕竟他是收发室管理者,对吧?他正好人在那里,也有空。我跑到他面前说:“天啊,艾德!你知道我相信人际关系与希望,以及在各司其职的情况下,鼓励大家要有创意。但我们为什么不把东西送出去呢?”

“上星期一我走过货柜时,看到那里有一个箱子,我知道这个箱子要送交给一个重要的客户,我对自己说:‘嗯,很好!产品一下生产线,我的团队成员便立刻将东西打包好放在货柜上。’这一点让我颇感骄傲。不过那天下午,东西依然闲置在那里。我开始纳闷,为何这个箱子还没被运走。接着,到了周二、周三时,我又看到了它!我突然觉得头痛、胸口疼痛、胃溃疡发作与神经性紧张。现在已经是星期四了,它依旧放在这里。”

“艾德,你或许不知道,公司花钱雇用你,是要让顾客取得货物,这样我们才能开发票给他们,然后他们才会付款,对吧!所以我们赶紧将这个箱子送出去吧!”

当身为工厂管理者的我,碰到一只垂死的猴子时,便一手抓住这只小东西,强迫灌食,帮它按摩,照顾它到恢复生机与体力,把它交还给艾德。上述这幕情景随着我继续寻找下一只濒临饿死的猴子,才终于暂告一个段落。

◆ 故技重施

接下来,我又在会计部门遇到亚特,我对他说:“亚特,你是这里的元老,你和我一起协助创办人白手起家成立了公司。你知道我不会到处找碴儿。可是亚特,你看看那叠发票已经摆了两个月了。我知道你的部门政策是30日之内将发票送出去,所以不要再找借口。我只想看看对于总裁在年度圣诞节致辞时强调的尽忠职守,你究竟发挥了多少。”

怎么回事?我发现了另一只垂死的猴子!一手抓住这只小东西,强迫灌食,帮它按摩,照顾它直到恢复了体力与生气,再将它交还给亚特,又急着去找下一只濒临饿死的猴子。

日复一日做着同一件事的管理者究竟怎么称呼他们的工作?他们称之为“监督、盯进度与后续追踪”。但是,后续追踪绝不是如此做法——这么做无异于精神病院的管理员把病人弄得比刚入院时还要疯狂。

◆ 好戏在后头

不过,最糟糕的状况还在后头。那天晚上,我这个工厂管理者等到大家下班离开了工厂才回家(他们常常无事可做,而我却经常无时间可用)。回到家,在丰盛的牛排大餐、四罐啤酒下肚,看完两集电视剧之后,我筋疲力尽地瘫在床上。可是却无法入睡,整晚辗转难眠,反复想着当天我丢给下属的猴子。在没有库存记录的情况下,我甚至对他们没有几成的把握,我很担心今天丢出去的猴子。因此,隔天一到办公室,我便花了两倍的时间检查一遍昨天遗漏的猴子,再加上几只今天必须喂食的猴子。

到了星期三,我花了3倍时间,走遍整座工厂,把我在星期一应该抓到的猴子找出来,加上星期二遗漏的猴子,星期三必须喂食的猴子。这好比唱着不断升高音调而飙到最高音,到了这个月24日(而且通常都是这一天),我请了病假。这是我每个月固定会发作的精神崩溃时刻。我已经崩溃了。我整个星期都在马不停蹄地工作。这些定期会发生的状况显然是下属早有预谋的计划。他们在墙上的日程簿上,圈了24日——就选这一天让老家伙发疯吧。他们用我养病的这段时间,团结一致弥补了过去我在上班时间害他们失去的时间。我再重申这条规则:

规则3:按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。

这句话的前半段意思是,有人若为了喂食猴子到处奔波而踏破铁鞋,那么要踏破的也该是下属的鞋子。这意味着下属应该到主管的办公室去喂食猴子。主管不应该自己去寻找濒临饿死的猴子,这样会让下属紧张兮兮,在此情况下,下属通常无法全力以赴。

◆ 巡查之旅

如果你身为管理者,上班时间当然应该到工厂各处巡视。为什么?因为你要负责所有事情的进度,无论你是否亲自待在现场,无论是半夜三点钟躺在床上睡觉,还是上班时间待在工作岗位上,管理者一样要负起所有责任。因为职责所在,你必须明了,做到认真尽责的唯一诀窍就是实施“到处走动”的管理方式。

在拉丁语中,“到处”意指四处走动。你必须四处巡视,如果你认为自己现在无法立刻身体力行做到这一点,我会告诉你如何实施这个办法。我会示范一下这种技巧,但这次示范的是专业管理者的做法。

专业管理者的做法

我一到办公室,会先看看自己当天的会议日程,以及今天是否准备好要喂食6只猴子。其中,在部门会议时喂食4只猴子,因为经验告诉我,下属中总会有三四只长相相似的猴子,彼此窃窃私语,这几只猴子可以在部门会议中喂食。但偶尔总会有一只长相与众不同的猴子混在里面,如果你要在部门会议中喂食这种猴子,将会浪费大家许多宝贵的时间。所以,这两只猴子要私下找喂食的时间,我的日程上便写着:“三点钟喂食凯斯的第2只猴子,三点半钟喂食山姆的第7只猴子。”诸如此类的话语。

我将时间表记在脑海中,开始处理公文夹里的文件,到了十点左右即处理完毕。我沿着走廊走过去。但身为一个专业管理者,我的目的已与之前大不相同。我不会到处在办公室搜寻与喂食猴子。所有的猴子都放在喂食的时间表上。我知道,它们都有人喂,所以,我可以很自由地做任何想做的事情。

一如往常,我遇到了艾德——货运收发部管理者。我的职位高他三层。我跟以前一样,越过他的身影,看到了那个箱子摆着那里。我当然对此很生气,不过我没告诉艾德这件事情。我向他道了“早安”,从外套口袋中找出喂食猴子的时间表。我看到时间表上预定了,检查货运收发室程序的会议。

这只猴子现在在货运收发室(当然还包括其他工作)督导的背上,而向我汇报的人是他。我把猴子放到他的背上。我手下有5个要向我汇报的督导,他们的背部就是我放置猴子的地方。我不需要将猴子放在艾德这种层级的员工背上。

请注意:组织实务上的基本原则便是,资深管理者不该在未告知直属下属之前,便绕过下属直接对后者的下属宣布指示,除了攸关生死的情况 。这项原则一旦遭到破坏,便会导致所谓的越级监督,混淆了任务的优先次序,让接到指示的下属费力不讨好。

我并未对艾德多说什么,而是直接打电话给必须负责的督导罗杰。当电话铃声响起时,他正坐在办公室,想着他自己的事情。我说:“早啊,罗杰。关于你编号第9号‘货运收发室程序’的猴子,我们下次喂食的时间是什么时候?”我当然知道,我只是在考考他。

他拿起自己的小记事簿说:“是的,威廉。根据我的日程表,我们两周后要喂食这只猴子。”

“罗杰,我要告诉你一个消息。我们改成明天早上八点半喂食这只猴子。”

◆ 其疾如风

几秒钟之内,罗杰奇迹般地出现在收发室。同时我安静地走出收发室,走回我的办公室。我很乐意让人性顺其自然地发展下去。我知道即将发生什么事情。罗杰冲进收发室问艾德说:“安肯来过这里吗?”

“是的,他刚才来过。”

“啊!他看到什么?”

“我不知道。”

“嗯,”罗杰说,“这样,问题的范围愈来愈大了。”

罗杰逮住了艾德的上司,三个人挤成一团。罗杰说:“我有个问题。明天早上八点半,我就要回答安肯的问题:‘事情进行得如何?’如果是单个猴子的问题,我会有5分钟的时间,但是碰到猴群,我会有半小时。安肯根本对今天所发生的事情不感兴趣,因为到了明天,这些都成为历史,安肯不是历史学家。他将要在明天早上八点半知道事情的进度。因此,我们要把这里整顿一下——明天他问我事情进行得如何时,我将可以立刻回答。他究竟看到了什么?”

◆ 不可能的任务

他们环顾四周,首先映入眼帘的便是那个箱子。不过宛如奇迹一般,箱子已经放在卡车上出了大门,整个过程只花了3分钟。星期一他们没将箱子运走,是因为卡车送厂检修传动器;星期二没有运走,是因为卡车被撞到,进了修车厂;星期三他们也没将箱子运走,则是因为另有急件,而且找不到卡车。到了势在必行时,一旦员工下定决心完成任务,他们便会产生不可思议的能力完成不可能的任务。没有人知道究竟是怎么回事,这是他们的秘密。

接着,他们将整个收发室检查一遍,把收发室弄得天翻地覆,因为他们实在不知道我究竟还看到了哪些东西。他们希望收发室的状况良好,如此明天早上8点半才能给我一个令人满意的最新报告。他们熬夜工作,努力将现状与给我的最新状况拉近,尽量弥补这中间的落差,而他们这么做都是因为我的例行巡视所致。

就在隔天早上八点半,罗杰两眼朦胧地走进我的办公室,我则是好整以暇。我睡足了9个小时,因为我知道今天会有何进展。“事情进行得如何?”我问道。在他回答时,我拿起纸笔开始记下他向我报告的内容。因为我写字不快,我告诉他放慢速度,又重复说明了一些事情。他知道我为什么要把事情全部记下来。当我们讨论完毕,我又将回到收发室,把他所报告的内容当作我的检查清单。

◆ 我们去看看

当他汇报完毕时,我对他说:“好,那我们过去看看。”当我们来到收发室门口,我很惊讶地愣住了。这个地方全然改观。地板擦得很干净,箱子全部运走,输送台也整齐地摆好,看起来真是焕然一新。

你看出业余管理者与专业管理者处理事情的结果有什么不同了吗?当我是个半吊子时,我告诉艾德:“快把那箱东西运走。”结果如何?箱子可能会运走。但身为专业管理者,我做了什么?和整件事情相比,运走那个箱子只是小事一桩。因为他们不知道我究竟看到了什么,于是他们就三双眼睛所能看到的每件事情好好地处理一遍,熬夜赶工。他们自动自发地完成了如此多的任务,我根本计算不出这种杠杆效果究竟有多大。另外,他们在完成任务的过程中,学会了要靠自己、准时等这些观念,学会了何谓管理的后续追踪。

◆ 不见踪影的猴子

你可能还记得第3条规则说——按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。听起来简单,不过你在猴子的喂食时间遭到反抗该如何处理?你的下属凯斯应该在下午两点到你的办公室来喂猴子,不过他却不见踪影。这下该怎么办?好,在这种情况下,我将扮演上司的角色,我们来看看后续的发展。

凯斯下午两点应该出现在我的办公室。约定的时间到了,不过凯斯却没到。他可能只是忘了这个会议。每个人都可能发生这种事情。然而从技术上来看,凯斯的缺席是什么?不服从。只有他不知道这一点,因为他压根儿就忘了这回事。

现在已经两点一刻,凯斯还未出现,我火冒三丈!下一个步骤是他该做的——到我的办公室喂猴子。他忘了这次的会议,也因此迫使我采取下一步的行动。无论发生什么事,现在是我要展开下一步:不理会这个问题,忘了它,直到他恢复记忆;打电话给他,要我的秘书打电话给他,等等。我要怎么做?

如果我是个业余管理者,可能会去提醒凯斯这个会议,或是让秘书去提醒他。但记得:要准时在这里出现是他的职责,如果我提醒他,便是去替他完成职责。你不可能以扛下下属责任的方式来教导员工尽责。不过,我还是要鼓励他尽责,同时采取他迫使我去做的下一个步骤。

所以,我要秘书苏打电话给我手下的每个管理者到我的办公室来。他们集合在会议桌旁,屏息等待想知道究竟是什么危机,让他们如此自我牺牲以履行义务。

正鸦雀无声时,我说:“我把各位召集起来,因为我们面临一个危机。15分钟前,我喂食猴子的时间出现了有人违抗不来。现在,我可以忍受人为疏失,包括我自己与别人的疏失,但下不为例。我不会指名道姓,或是指着你们大骂。但这是一件严重的危机,我必须把你们召集起来,即使只有一个人犯错。我之所以这么做,是希望确定你们不会有人再做出这种事情。重点就在这里。”

“我想解释一下你们的工作职责。我想之前我已经解释过,不过,我还要重申一遍——你们的职责是在喂食猴子时要准时出现。大家都听清楚了吗?”他们表示明白了,于是我便宣布:“散会。”

大家鱼贯走出办公室,议论纷纷猜测着谁是罪魁祸首之际,凯斯——这个罪人,故意落后在队伍后面,因为他不想泄露出罪魁祸首就是他。在意识到他和我有后续事情要谈之后,他找了机会脱队。他迅速穿过走廊,来到我的办公室,一脸歉意地说:“威廉,我就是那样对你的人,我真的很抱歉,我保证下次绝对不会再犯。”

“凯斯,”我回答说,“振作一下。事情没那么糟糕,毕竟每个人都可能发生这种状况……但仅此一次。”

◆ 生死攸关

为何我如此铁石心肠?因为我们面对的是一桩攸关生死的大事,攸关猴子的生死。在公司里面,只有一个计划可以优先于此,那就是危及人生命安全的计划。紧接着那个计划的,就是要照顾与喂食猴子。这方面我们一定要有严格的限制。因为到了年终,会计部人员会将年度营业收入统计出来,做出绩效表现,写下最后的盈余数字,这个数字就是猴子集体活动的总和。

如果在这一年中,猴子偶尔因疏于喂食而饿死,会计师或许永远找不到这只猴子。另一方面,如果习惯性允许重要的猴子因无人喂食(或延迟喂食)致死,绩效数字将无法达到预估的标准。大家都希望这种事情发生在竞争对手的企业里,因此,千万不要纵容这种事情发生在自家公司里面。

规则4:如果有冲突发生,预定喂食猴子的时间可在任何一方的提议下,做出更改,但不被视为延误;事情毫无进展不能作为重新安排喂食时间的借口。

当然,喂食猴子的时间常常需要重新安排,尤其是当喂食猴子的代价远超过它对公司的贡献时。例如,假设我今天下午两点钟要喂食凯斯的猴子,但在早上九点时,凯斯打了电话告诉我:“安肯,我知道今天下午两点钟约好到你的办公室喂猴子。但是我刚接到客户的电话,投诉我们生产的零件不符合预定的产品规格,我要带几个工程师与业务人员过去,看看能否解决这个问题。我们会在那里待上一整天,既然分身乏术,我建议我们更改一下喂食猴子的时间。”

我该让步吗?当然要让。我无法坚持一定要下属在预定的喂食时间赶回来。如果喂食时间表与公司目标抵触时,抑或凯斯遇到冰雹、暴风雪、洪水或其他天灾,那么,我必须另选其他的喂食时间。但千万不要片面地更改时间(这是无礼、沟通不畅的做法)。更改时间一定要经双方同意才行

规则4 毫无进展不能作为重新安排喂食时间的借口

如有很好的理由,更改喂食时间是一回事;但假设凯斯早上九点打电话,提到下午两点的喂食猴子时间:“安肯,今天下午两点,我会到你的办公室,我到那时候没有其他的行程安排。不过,我实在是太忙了。我一直无暇理会这只猴子,所以下午两点,我真是无可奉告。安肯,我很不愿意浪费你宝贵的时间,即便只有5分钟,我也无进度可报告。为了你着想,我建议把喂食猴子的时间改到哪天我有足够的进展时,这样开会也比较值得。”

你会对此要求有何回应?我会对他说:“当然,我知道你人手不足,工作量很大,我可以理解你没有任何的进展。关于你毫无进展的这件事,你可以事先得到谅解。但是,为了让猴子活下去,一定要喂它,两点准时到这里!”

凯斯相当惊讶。他说:“等一下,安肯,如果毫无进展,我要说些什么?没有事情,我能谈什么?”

“很简单。我们可分三部分来进行。第一,你可以解释,如果你有进度,现在会是什么状况。第二,你可以解释目前的状况,也就是毫无进展的情况。第三,你再用第一点减掉第二点,谈谈这个得出来的结果。那就是‘无进度’的报告方式,而且我坚持要这样做,因为缺少进展和进展对公司一样重要。”

做点事情,否则……

凯斯愣住了,他不知道自己被什么东西击中了。他之前从未做过无进度报告,当早晨一分一秒地过去,想到要做这种无进度报告,他便觉得恶心想吐。他现在面临两种不愉快的行动方案:一是提出无进度报告,否则就是做点事情。哪件事情会让他觉得好过些?做些事情。当然要做些事情并不让人愉快,但比起一事无成和提出无进度报告,显然做点事情要好多了。

两点钟一到,凯斯出现在我的办公室,脸上洋溢着自豪的表情。他说:“嗨,安肯!惊讶吧,我可是有备而来。”

这就是所谓人类的动机。

总裁的猴子

请注意!公司总裁不可以重新安排喂食时间 。每年,你的总裁会用金色项链把他的猴子牵到讲台上,这就是年度股东大会。一整天的大会里,股东会用不同的方式询问总裁:“事情进行得如何?”总裁便得解释过去这一年的进展。

你能想象如果大会前一个月,总裁才知道公司根本毫无进展,于是寄发一封信给所有的股东说,因为进展问题,他打算将会议延缓至六个月以后再开?想必电话、信件与电报一定如潮水般蜂拥而至,说:“总裁先生,无论你准备就绪与否,我们都要出席会议,我们要来喂食这只猴子。”

如果公司总裁没有权力随意更改喂食的会议时间,那么,身为管理者的你与他又有什么不同?任何渴望成为总裁的人,现在应该要习惯担任总裁时的各项职务要求,如此,机会到来时,冲击才不至于过大。培养员工成为公司总裁的最佳时机,便是他们走进公司的那一天。

这些终将回归到一个基本的领导原则,即职责总是以时间为优先,而非准备就绪 。这一点攸关管理工作的概念。计划案的完成时间遭到延误是一回事,但过程中,玩忽职守是另一回事。

我们所有的人经常会错过完成日期,因此,这个日期经常一再更改。但是喂食时间不能只因为没有进展而更改。我在考核员工时,会根据喂食时间所听到的内容,同样也会考量,是否由于未能洞烛先机而于一年前订下了这个不切实际的完成日期。

毕竟,如果他们完成计划案的时间拖延了两个月,但从喂食时间,我知道,如果不是他们在未曾预期到的重重困难中表现得如此英勇,情势可能更加惨烈,所以,这一点值得列入考虑。

规则5:无论何时,应尽可能面对面地喂养猴子,或者使用电话,绝对不要用信件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以适用于喂食过程,但不能替代面对面的对话。

假设,你学会了前4个“喂养猴子的规则”,你走在走廊上,不经意看到下属鲍伯正向你的方向走来。当他靠近你时,你知道他会来一个怎样的开场白。你迫不及待地想要看到,他听见你的回答时脸上那种惊讶的表情。

没错,他肯定会对你说:“嗨,领导!我们出了问题。”你接着回答说:“鲍伯,我们没有出任何问题,如果我必须提出看法,我们从来没出过问题。问题不是出在你身上,便是出在我身上,但绝对不是我们的问题。所以第一件事,我们应该先弄清楚代名词,看看这是谁的问题。如果是你的问题,我很乐意协助你处理。但如果问题出在我身上,我希望你也会协助我。但它不是我们的问题。现在问题是什么?”

他现在明白问题是他的,至少这次是如此,但他是个经验丰富的管理者,不会轻言放弃。他会用尽办法让你负责下一个步骤。所以,半个小时中,他说着困惑模糊的名词,向你解释整个问题,直到最后,你对问题的了解比他开口前还少。

你不知道问题属于谁,是你,还是他?你甚至不知道问题是什么,不知道下一个步骤是什么。半个小时过去了,你再也不能跟他耗下去,所以你对他说:“鲍伯,我非常高兴你提出了那个看法。我们已经谈了半个钟头了,但还只是略知皮毛。我们必须对此做出决定。”

鲍伯非常同意:“我们曾经做出决定吗?”他说。

“我正要告诉你,”你回答说,“请你把刚才在这里所说的一切提出书面报告,包括你觉得其他相关的事宜。请以不超过一页的篇幅完成,麻烦把它寄给我。”

规则5 避免遭到误解

“好。”鲍伯说。他有点儿诧异,因为你从未如此要求过他。

于是你们两人分道扬镳,你笑容洋溢,对自己道贺说:“鲍伯已经有了下一个步骤——写一份备忘录。”

那天下午,你走过鲍伯的办公室,探出头对他说:“嗨,鲍伯,事情进行得怎么样了?”我可以告诉你,你们又回到先前的状态了。

鲍伯的下一步

隔天早上,你到了办公室。八点四十五分,跨部门邮件把鲍伯的备忘录送进你的办公室。你顺着读下去,直到你看到他的签名,请问下一个步骤由谁发动?当然是你。毋庸置疑。即使下一个步骤只是想想看、归档、不理会、把信撕掉、丢掉,下一个步骤都是你在做。这意味着只要当下属交给你备忘录,自然就赋予你对该备忘录的一个角色——员工角色抑或上司角色?鲍伯现在处于上司角色。

看完备忘录10分钟后,鲍伯走过你的办公室,从门口探出头对你说:“嗨,领导,你拿到我的备忘录了吗?”你明白吗?他正在扮演上司角色。

“是的,我拿到了,”你回答,“感谢你可以向上级提出一份不错的报告。”

“你看了吗?”

“是的,我看了。”

“你打算怎么做?”他要求知道结果,而这个要求让你退回你原来的位置。

来自下属的猴子

哪里出了差错?你不该要求他写备忘录?当然不是。你要求他写备忘录的理由十分充足。文件、未来参考资料有助于你恢复记忆。这个部分还好,但你不该说:“发给我一份备忘录。”你应该说:“把记录拿来给我看。”

我们把整个情境用另外的方式重演一遍,看看情况如何。

隔天早上,你到了办公室。鲍伯走进来把他的会议记录交给你。他转身要走,你对他说:“嘿,鲍伯,等一下。回来,请坐。我绝不会单独看完这份记录。”

一份备忘录等于是一半的对话内容。猴子是两人结束对话后的下一个步骤。当一个人写给你一份备忘录,底下还署名,下一个步骤就是你的,就这么简单。因此,如果他写了一份备忘录给你,请他坐下来,恢复对话,因为只要让他开口,就有机会让下一个步骤成为他的。因此,你对他说:“鲍伯,备忘录底下是你的签名吗?”

“是的。”

“这是你写的?”

“没错。”

“请你把备忘录念给我听。”

“念给你听?这是我写的!”

“这表示你是最有资格念这份记录的人,我希望由你来念。这样我可以插入6个常用语:什么,为什么,谁,如何,哪里和何时。”

对任何想抗拒被老实人欺骗的管理者而言,这6个字都是最佳的破解工具。我不是说鲍伯想欺骗我,他不是那种人。然而,他是个精明的历史系学生,也是一个谨慎的人。他明白,当你写备忘录给公司任何人时,就在记录从打印机印出来,或通过电子邮件传送出去的那一刹那,它突然成为一份可被引用的文件。他有过许多悔不当初的经验,曾经写过一些毫无戒心的备忘录给老板或其他人,4个星期之后,记录传到了一个会误解、能误用的人手上,于是爆发了行政冲突。所以,现在凡是写备忘录,他都会用一种不会被误解、被误用的方式来写。

你如何用一种永不遭到误解的方式来写一份内部报告?你会运用亘古以来律师所专长的技巧来写。你会写出无人能懂的内容,于是没有人会误解。即任何你一开始就不明白的东西,你根本无从误解。所以,他就用这种模棱两可的技巧,他真正想说的话根本不会出现在那份记录里,它暗藏在字里行间。

因此,不要浪费你的时间来看他的备忘录,叫他念给你听。这样你可以找到他的弦外之音——而这也是你真正想知道的部分。当你们展开对话时,他便很愿意告诉你他真正的意思,因为不会隔墙有耳,这个地方没装窃听器,这是面对面的对话,让一切事情都摊开来讲。备忘录不过是谈话内容的引导大纲。

花15分钟和鲍伯谈话,将使你获得真正的沟通与了解,如果你只想节省时间花5分钟读这份备忘录,那么你将无法达成真正的沟通与了解。

唯一让我认为有必要写在纸上的,就是文件会成为重要考虑内容的。不要用纸、电子邮件,它们无法传递或创造彼此之间的了解。对话是唯一能够增进双方了解的工具 。如果在达成了解后,你希望记录下来,那么,你可以要他写一份会议记录归档,这份备忘录应包含对话所达成的了解。

当鲍伯坐在你的办公室与你谈话时,你可以充分了解他的讯息内涵。最后,你们两人都发现对话已经到了效果递减时,鲍伯便说:“我应该回去做事了。”

“不,”你说,“我们下一项工作事项,便是你我共同找出如何让你执行下一个步骤。”

“不过,我已经很累了,领导。我们要在30分钟之内把下一个步骤搞定。”

“那的确会对你造成问题,不过我很乐意帮你。”

因为鲍伯希望在半小时内离开你的办公室,他将会展现出无比的创意、想象力、动力与热诚,试图找出意义,你会同意他执行的下一个步骤。需要是创意与发明之母。

而这也让我们必须重申规则5:

规则5:无论何时,应尽可能面对面地喂食猴子,或者使用电话,绝对不要用信件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以适用于喂食过程,但不能替代面对面的对话。

你要迈出下一步

面对面的对话也会引发一个问题:如果对话结束,下一个具体的步骤显然属于你时,你要如何往下进展?例如,在与下属对话时,假设你们两人都认定下一个步骤是“找财务副总裁处理细节问题”。问题便成为,谁应该进行下一个步骤——你还是你的下属?

你知道鲍伯希望你和财务副总裁联系,鲍伯的借口是,财务副总裁位高权重,因程序与地位不同,自己不便直接和副总裁联系。

对此情况的感受,他可能并没有错,但是鲍伯正在设计你——你应该要去找财务副总裁谈。当你离开副总裁的办公室时,谁会在外面等你,问你“事情进行得怎样?”当然是鲍伯,而这意味着——再一次,他担任了上司的角色,而你要担任员工的角色。

所以,你对他说:“鲍伯,我很清楚公司的惯例以及副总裁职位的敏感度。我知道如果你单独找他谈,那会让副总裁觉得很紧张,有损他的尊严,不过你不能因此摆脱你的责任。无论如何,你都要去找他,但我会跟你去。我们进行的方式会让副总裁觉得你是跟着我走,这一点我们不会弄拧,好吗?”

“好的,领导!”鲍伯说。

你和鲍伯一同前往找副总裁谈,猴子在哪里?在鲍伯的背上!你走进副总裁的办公室,猴子是在鲍伯的背上,你离开时,猴子还是在鲍伯的背上。

以下的情况相当不合理,许多高层管理者只因为阶级不同,而帮低层员工跑腿,还让下属问说:“事情进行得怎么样?”“你不做的话,也要让别人去做。”“快做决定吧。”带着你的下属一起进行,通常这是一种很好的管理做法,这么做,猴子将不会乱蹿。

每只猴子都有归宿

每只猴子都有自己的归宿,这也是它们不会全部集结在公司组织底层的缘故。有些猴子属于你,其他的猴子属于你的上司,剩下的猴子属于你的下属。但猴子走失丢掉时,它们没有回到家里的本能。猴子一旦迷途,它会冲动地往上爬。它只想跑到上面,而不是回家。所以,猴子通常是往上爬,因为组织大多数呈垂直金字塔状,你会看到几百只猴子挤向所谓的企业总部里的小小空间。这也是为什么大多数人认为企业总部是整个组织最大的瓶颈。为什么呢?因为猴子都挤在那里。有经验的人会告诉你:“千万不要呈报任何东西到总部去,除非你想对这些东西说‘再见’。你会发现这些意见从此石沉大海。”而我想对经验丰富的人说:“不要呈报给总部任何一旦毫无反应时,会对你造成伤害的东西。”

规则6:超过好几页的备忘录、电子邮件、传真和报告应该在一页的摘要中写清楚,以便展开即时的对话。

规则5建议你必须要和下属展开对话,讨论他们所写的备忘录、电子邮件、传真和报告。

但如果明天,你到了办公室,看到一份厚达35页的大报告,这是你的下属花了三个月的心血完成的。这份报告包括了条状图、饼状图、指数曲线图与交叉分析图表等附件与参考资料——简直就是一篇硕士论文。你们将要逐一对此报告展开对话吗?不可能吧!那么,你该如何进行下一步?

我的建议是把作者叫进来,把报告交还给他,要求他说:“你什么时候把这份报告拟出一页的摘要给我?”

当他回来之后,他把这一页的摘要夹在35页的报告上。他不希望你忘了那份报告,他投入了许多的心血。他把两份报告一并交出来。你留下一页的摘要,把报告丢回到他的膝盖上。你读了摘要的第一句话,完全不知所云,你说:“鲍伯,我不了解第一句话。”

“老板,”鲍伯说,“35页的报告不能一页道尽。第一句话是前19页报告的摘要,除非你先看过报告前面的19页,你才能看得懂第一句。”

“好,鲍伯,你手上现在有这份报告。那么,念前19页给我听。”

“别傻了,老板。我不必念这些报告给你听。我可以用比念给你听还少的时间,把内容告诉你。”

规则6 展开即时的对话

所以,他告诉你报告的内容,你对他提出谁、如何、为何、什么、哪里与何时等问题,你终于掌握了整份报告的中心主旨。

鲍伯把椅子拉到你的身旁,要你看这些图表,指出不同的事情。30分钟之后,你对这份报告已经有透彻的了解,效果超过你独自一人坐在书房,想看懂这些不熟悉的东西。

当你们的对话结束时,你对他说:“鲍伯,我这次收获很大。”

鲍伯站起身来好像要离开时,你说:“等一下,鲍伯。你是否忘了什么东西?”

“我觉得没有。什么东西?”

“你35页的报告。”

“那是你的,领导。上面有你的名字,这是要交给你的。”

“你说的或许没错,不过我没有理由把报告放在这里。麻烦你拿回去,而且你走出办公室后,顺便告诉我的秘书苏,你有这份报告,她可以在电脑档案上做记号,这样,她才会知道属于我的东西归档在其他地方。”

这份报告也会归在他的档案中。如果放在我的档案里,我可能会忘了报告放在哪里。但既然由鲍伯保管,我永远都知道这份报告在哪里。如果这份报告放在我的柜子里,而我找不到,那就是延迟。如果报告放在他的柜子里,当我需要时,他却找不到,这是不服从。最后,只要这份报告放在他的柜子里,那就可以相信,他可能会处理。

所以,长篇大论的报告一定要附上一份简短的摘要,以说明里面的内容。这份简短的摘要可以让你们展开对话,让你很快了解到报告内容。没有摘要的长篇报告必须在对话前阅读消化才会有意义。对话的目的在于确定当你们阅读这份报告时,所必须做出的下一个具体步骤,这样在你阅读这份报告时才不致出现瓶颈。

企业应以活动为导向,没有因就没有果。没有活动,也不会有结果。光对结果有所承诺,其成就不会比新年愿望高出多少,而且还会留下不良的记录。

然而,有些人还心存奇怪的信念,以为只要对某件事情赋予深切的承诺,承诺自然会兑现。强调目标而忽略行动的人,根本就是无视因果关系的科学原则,他们认为目标等于原因,而结局就是结果。

对九个月以后的事情做承诺,期待届时会有成果是一回事;至于承诺要在今天采取下一个步骤,以增加达到成果的概率,那又是另外一回事。对目标有所承诺,不见得可以如期产生圆满的结果。只有针对欲达成的目标采取行动,才会有效达成结果。

管理者要正确针对自己的目标提出承诺,且要包含未来预定完成的时间表。若未陈述下一个步骤——目前为了要达成目标的特定行动——管理者就可能会失败。陈述下一个步骤时应该以可量化的语句来表达,这样执行必要措施时的不确定度才会降低,而且表现才能改进。