第16章 找事让人做的人和领赏的人
并非所有官僚主义的问题都可以借助一个微笑来解决。其中一个原因是,这类问题常常以书面的形式出现,怎么能在文件中附上一个微笑呢?比如,想象一下你所供职的那家机构内部常常分发这样的文件。
收件人:全体工作人员及董事会成员
寄件人:受人尊敬的院长阁下
主题:在每周标点符号报告中逗号的用法
最近,我注意到在关于工作人员标点符号使用的每周报告中,逗号的用法让董事会的部分成员感到困惑不解。根据我的分析,产生问题的原因可能是部分工作人员没有分清这两种情况:文本中用作标点符号的逗号和文本中为说明逗号使用情况而使用的逗号。
我将随信提出一种解决方案,随后我会成立逗号委员会,由他们负责确定具体细节:
用作标点符号时应使用普通的英国文本或美国文本格式。
用于报告逗号在其他文本及该文本中使用情况时需加上单引号,如:‘,’。
2a. 作为第2条的另一种可行方案,用于报告逗号在其他文本及该文本中使用情况时需加上双引号,如:“,”。
我将本文件发送至列表上每个收件人,以获得与这一紧迫问题相关的所有工作人员的最全面的反馈,这样我们每个人都能贡献出具有创造性、革新性的点子。
在这份惊人的文件下发过程中,很多人读着读着会笑起来,但这些笑容院长阁下都看不到。那么应该做些什么呢?再问一次,看看能不能有所启示:
这个问题来自哪里?
每当我们看到一份大规模群发、充满官僚主义色彩、声色俱厉却又没有实际内容的材料,总觉得好像面对着一个不知道从何而来的问题。或者更准确地说,问题其实来自于它本身。这类问题能自我维持,一个经典例子是国际会议。
在写作这本书的时候,我们很高兴地获知,又一次国际裁军会议正在日内瓦举行。在日内瓦召开的国际会议已经成为一种高级的艺术形式。日内瓦居民猜测,裁军问题之所以这么难以解决,是不是因为裁军会议本身太吸引人了呢?
如果裁军会议每天早上六点半开始,和瑞士当地诚实工作的男男女女的上班时间一样,情况会怎么样呢?如果会场的椅子是硬木椅,而不是带有柔软羽毛垫的椅子,又会怎样呢?如果工作餐是从阿克伦市1一家路边餐馆买来的冷冻鱼条和受了潮的薯片、而不是由日内瓦乐瑟纳餐厅供应的北极红点鲑鱼和英式薯条呢?
1. 美国俄亥俄州一城市。——译者注
不要误解了,本书绝对没有反对裁军的意思,也不想诋毁与会的尊敬的女士和先生,他们为了给贫困、疲惫、生活在蜗居中的大众谋福利而辛勤工作,的确需要偶尔享乐来放松身心。本书只是想提出这种可能性:解决问题的过程、人员或者机构自身也可能成为问题。
在过去,当激进人士的观点的确很激进的时候,人们会说:“如果你不属于致力于解决问题的阵营,就属于制造问题的阵营。”其实说法可以大不相同:“如果今天你属于解决问题的一方,明天就可能属于制造问题的一方。”想想那些曾经的激进派吧,他们的的确确曾经属于问题解决方案的一部分。
来做一番猜测吧,只是猜测而已。如果世界各国突然都解散了军队,会发生什么呢?日内瓦的法式糕点会被退货吗?半数的官僚会乘坐经济舱航班返回世界各地像阿克伦市一样的城市吗?完全不可能。
一些著名的问题解决机构致力于解决的问题自己消失了,近代历史中屡有这样的例子。他们可不会就此把正装打包,搭乘下一班瑞士航空的飞机回家。绝对不会!他们会另外找一个问题来解决。小儿麻痹症被终结之后,美国畸形儿基金会(March of Dimes)并未终止,因为还有很多其他疾病需要攻克。停战(任何一场战争)也不会让军队全部解散。没错,军队之后就成了常规军,但这并不意味着他们无所事事。一般情况下,总会有一些国内问题,迫切需要常规军士兵的特殊才能来加以解决。
简单地说,问题的最终根源可能根本不存在。换句话说,
在问题解决者的世界中,国王或者总统或者院长是问题的制造者。
这就把我们带回到了最早的问题上——该怎样对待那份关于逗号的文件? 你的祖父可能曾经告诉过你:
“世界上有两种人,一种人做事,另一种人制造出事来让其他人做。远离那些找事让别人做的人,你就能好好过日子了。”
也许你的外祖父曾经说过:
“世界上有两种人,一种人做事,另一种人领赏。做第一种人吧,那里的争斗比较少。”
这两种独到的观察结果都可以用来解决文件的问题。方法一是回避那些会写文件的人,最理想的方式是给他们设置一小批装饰典雅的办公室,最好是安排在最高的办公楼的顶层,与单调乏味的工作区域保持距离。怎样让管理者搬到那里去呢?想想你是怎么把蜜蜂引到种有三色堇的园子里去的?又是怎么把苍蝇引到粪堆去的?根本不用费力气,管理人员就会自动聚集到大楼顶层,坐到赫曼•米勒牌的办公桌边,而把下属职员留在地下室里工作,和橙色的板条箱相伴。
在我们祖父生活的时候,复印机尚未得到广泛使用。在那个相对单纯的时代,把人和人分开已经足够,管理人员会把他们制造出来的工作交给彼此去做。在现在这个更加先进的时代,哪怕是一个傻瓜,只要掌握使用复印机的技巧,就能成为一个有广泛读者群的写手。把人和人分开不管用了。早晚有一天,工作人员会被迫去面对无可取代的问题制造者——文件。
你已经收到了题为“逗号的使用”的文件,还不知道该如何应对。既然这个问题是无源之水,不妨问问自己:“如果祖父遇到这种事,他会怎么做呢?”紧紧握住圆珠笔,在纸的右上角写下:
“真是个好主意,让我们讨论一下。”
然后将原件送回尊敬的院长阁下。(不要让复印的文件占满文件柜,让发行部门当你的文件整理系统就好。) 反馈至少进行三到四个来回之后,院长阁下才能意识到,如果只是让他的秘书给每个人打电话询问可行的时间,他永远都没办法把大家聚在一起开个会。当他最终宣布了会议时间之后,确保你在同一时间有一个牙医预约(要始终留着一个没补上的牙洞)。然后,等会议结束了,拿一份会议文件,在右上角写上:
“抱歉我没来开会,都是因为牙医。 分号的情况如何了?我们讨论一下吧。”
只要稍微有点想象力,你就知道在接下来一个月的时间里,当院长阁下发放文件的时候,你都不会再受这种来自管理层的打扰了。几乎不花一点力气,不占用存储空间,不占用处理文书的时间,还有对生活在森林中的鸟类朋友来说至关重要的一点——不用浪费一点纸张,除了给你送来的文件之外。问题从哪儿来就把它送回哪儿去,你把功劳都推给了院长,还可以省出时间来做一些别的事情。
你不敢试一试吗?别这样,那些找活让你干的人可没时间来看你在做什么。其实,他们可喜欢自己的工作了。